Gestion financière
en entreprise : Le guide

La gestion financière est une dimension vitale de la vie de l’entreprise. Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour bien comprendre la gestion financière et gérer votre trésorerie.

La gestion financière est une dimension vitale de la vie de l’entreprise. Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour bien comprendre la gestion financière et gérer votre trésorerie.

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De nombreux dirigeants de TPE ou PME ne consacrent pas suffisamment d'attention à leur trésorerie, préférant se concentrer sur leur activité et sur leur cœur de métier plutôt que sur ces aspects. Conséquence : de nombreuses entreprises pourtant viables rencontrent des difficultés qui pourraient être évitées.

Améliorer la santé financière de son entreprise

Pour assurer la santé financière d'une entreprise, il est incontournable d'avoir une excellente gestion de trésorerie. Celle-ci doit être mise en place avec méthode et respecter un certain nombre de fondamentaux. 

Les bonnes pratiques en matière de gestion financière

Maîtriser sa gestion comptable et financière, c’est d’abord la garder sous surveillance. Et pour cela, il faut se doter de tous les instruments nécessaires : prévisionnel de trésorerie, tableaux de bords… L’enjeu est non seulement de pouvoir estimer le niveau de l’argent disponible à un instant précis dans vos caisses, mais aussi de dresser un diagnostic financier. Il vous permettra d'anticiper les évolutions à venir au fil de votre cycle d’exploitation, pour ne pas vous laisser surprendre.

Votre compte pro Prismea comporte un certain nombre d’outils et de fonctionnalités qui vous seront utiles dans ce cadre : visualisation des données, catégorisation des dépenses, agrégation de vos autres comptes pros, etc. 

L’importance du prévisionnel de trésorerie

Autre démarche indispensable pour améliorer la santé financière de votre entreprise : la mise en place d’un prévisionnel de trésorerie (ou plan de trésorerie). Cet outil recense tous les encaissements et décaissements prévus sur une année, avec généralement une ventilation mensuelle. Il permet d’anticiper ces mouvements et de s’assurer que votre niveau de trésorerie restera positif à la fin de chaque mois.

On y reportera donc les encaissements prévus : le chiffre d’affaires prévisionnel, bien-sûr, mais aussi les apports en capital, les apports en compte courant, les produits financiers, voire les éventuels remboursements d’impôts ou subventions perçues.

Du côté des décaissements, il faut prévoir d’inclure dans son prévisionnel les achats, les salaires et charges, les frais généraux, les impôts et taxes, les investissements, etc.

A savoir : Le compte de résultat différentiel est aussi un outil prévisionnel important puisqu'il permet de mettre en avant la marge dégagée sur les coûts variables, et donc, de pouvoir d'identifié la rentabilité.

Surveiller le besoin en fonds de roulement

Le besoin en fonds de roulement est un indicateur extrêmement important pour votre gestion financière, mais qui est trop souvent négligé par les dirigeants de TPE et PME. Il correspond au niveau de trésorerie nécessaire pour couvrir le décalage qui existe entre les décaissements et les encaissements. Même si son modèle économique est viable, une entreprise peut se retrouver en difficulté si son BFR est sous-estimé. 

Il faut donc faire preuve de rigueur et bien prendre en compte tous les facteurs qui pèsent sur le BFR (évolution de l’activité, gestion des stocks, traitement des factures,...)

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Maîtriser ses délais de paiement

Pour maîtriser son BFR, l’un des enjeux est de contrôler les délais de paiement de vos clients. Aujourd’hui, ces délais sont très encadrés par la loi. Il est néanmoins important de les surveiller, pour pouvoir réagir en cas de problème. Il faut aussi s’astreindre à émettre ses factures dans les temps et maintenir le dialogue avec ses clients pour pouvoir anticiper d'éventuelles difficultés.

Le dirigeant d’entreprise peut aussi se poser la question d’avoir recours à un dispositif comme l’affacturage pour réduire le délai entre la vente et l’encaissement (et donc le besoin en BFR). 

Gérer un excédent de trésorerie

La situation à éviter en matière de gestion de trésorerie, c’est évidemment de se retrouver avec une trésorerie dans le rouge. Mais un excédent trop important n’est pas non plus synonyme de bonne gestion : c’est de l’argent immobilisé inutilement.

Lorsque le dirigeant et ses équipes anticipent un excédent significatif, il convient donc de se poser la question de son utilisation. Investissements, placements… De nombreux scénarios existent. Les prendre en compte participe à la bonne gestion de votre trésorerie.

A lire également : Prismea, logiciel de gestion de trésorerie sur-mesure

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Livre blanc : La gestion de trésorerie en 2022

Après la chute brutale de l’activité provoquée par la crise sanitaire, un rebond économique vigoureux semble se dessiner. Une reprise synonyme d’opportunités pour beaucoup d’entreprises. Mais pour en profiter, une trésorerie bien gérée est nécessaire.

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Comment financer son activité ?

Se reposer uniquement sur son chiffre d’affaires ne suffit pas toujours pour sa finance d'entreprise (cycle d'activité et investissements). Il faut alors avoir recours à d’autres moyens. De nombreuses solutions existent : crédit de trésorerie, crédit de campagne, découvert, affacturage… Chacun de ces outils répond à un cas de figure particulier et il conviendra de faire le bon choix. 

Bien travailler avec son banquier

Les relations avec son banquier (ou ses banquiers dans le cas des entreprises multibancarisées) sont un facteur de réussite dans la mise en œuvre des meilleures solutions de financement. Un dialogue constructif est indispensable. 

Pour le favoriser, il est recommandé de faire preuve de transparence envers votre interlocuteur bancaire (comme avec tous les autres tiers) pour établir un climat de confiance. 

Comment préparer un rendez-vous avec son banquier ?

Un rendez-vous avec son banquier, surtout pour étudier les possibilités d’un accompagnement financier pour votre entreprise, c’est une échéance qui se prépare soigneusement.

Établissez des objectifs clairs et raisonnables pour votre projet. Dotez-vous également d’un dossier comportant l’essentiel des informations pouvant être utiles à votre interlocuteur. 

Entourez-vous si l’enjeu est particulièrement important. Votre DAF ou votre expert-comptable peuvent contribuer à la préparation de ce rendez-vous.

Financer son cycle d’exploitation

L’accompagnement proposé par une banque est souvent la première des solutions qui vient aux dirigeants d’entreprise lorsqu’il s’agit de financer le cycle d’exploitation. Obtenir un crédit ou un découvert est en effet le premier réflexe des chefs d’entreprises dans bien des cas.
Il existe néanmoins d’autres scénarios possibles. L’entreprise peut ainsi essayer de valoriser son poste client via l’affacturage (en cédant à la banque une partie de ses factures en échange d’une avance) pour récupérer de la trésorerie en cas de besoin. 

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Quels sont les outils pour bien gérer vos dépenses au quotidien ?

La gestion financière, c’est analyser, anticiper,... et aussi traiter toutes les formalités du quotidien. En entreprises, les paiements, petits ou grands, sont nombreux. Il faut s’organiser pour les gérer de la manière la moins chronophage possible, sans renoncer à les inclure dans une comptabilité rigoureuse.

Des cartes de paiement pour gérer une équipe ou un projet

Pour bien organiser vos paiements, le choix des outils est important. Notamment lorsqu'il s’agit de donner de l’autonomie à un collaborateur ou une équipe. Votre compte pro Prismea vous permet par exemple de créer facilement des cartes de paiement (physiques ou virtuelles) à cet effet. Elles sont paramétrables et peuvent être bloquées à tout moment. Les transactions réalisées avec ces cartes peuvent aussi être consultées en temps réel.

Des sous-comptes pour organiser votre gestion financière

Avec le compte pro Prismea, vous avez également la possibilité de créer des sous-comptes, doté de leurs propres Iban. Un bon moyen d’isoler une ligne de dépense (comme les salaires de vos collaborateurs, votre versement TVA, etc.) ou un budget. 

Comment gérer ses notes de frais ?

Les notes de frais font partie des tâches qui doivent être gérées dans toutes les entreprises et qui ne soulèvent pas vraiment l’enthousiasme des équipes… Il est vrai que le processus est parfois fastidieux et peut faire perdre un temps précieux aux collaborateurs. Une gestion rigoureuse des frais est néanmoins indispensable. Pour y parvenir, sans faire déraper les emplois du temps, il est nécessaire de mettre en place une méthode de validation simple et lisible, un barème cohérent et de choisir les modes de remboursement avec soin. On gagnera également du temps en confiant aux collaborateurs des moyens de paiement adaptés (comme les cartes collaborateurs Prismea) et en traitant régulièrement le flux des notes de frais. 

Frais de déplacement : ce qu’il faut savoir

Parmi les frais qui doivent être constamment remboursés par l’entreprise, les frais de déplacement représentent la part la plus importante. Ce sont aussi les dépenses dont le remboursement (aux frais réels ou selon un forfait) aux collaborateurs est le plus encadré. Les frais kilométriques sont ainsi adossés à un barème qui tient compte de la puissance fiscale des véhicules concernés. Des montants forfaitaires sont aussi prévus pour certaines dépenses, comme les repas pris lors d’un déplacement.

Là encore, pour ne pas se laisser déborder, l’entreprise aura tout intérêt à mettre en place des règles claires et un processus de remboursement accessible à tous les collaborateurs concernés, sans alourdir exagérément sa gestion administrative et financière.

Gérer une flotte de véhicules en entreprise

Votre activité vous impose peut-être de mettre à disposition de vos collaborateurs des véhicules pour leurs déplacements professionnels. Mais pour une entreprise, gérer une flotte de véhicules professionnels s’apparente parfois à un casse-tête. Entretien, frais, planning… La liste des tâches à surveiller est longue, et si des solutions existent, elles ne couvrent que rarement tous les cas de figure. Là aussi, le recours au compte professionnel en ligne Prismea, et à ses cartes de paiement paramétrables, peut cependant grandement faciliter les choses.

FAQ

Comment établir un tableau de bord financier ?

Outil destiné à évaluer la situation financière de votre entreprise à un moment donné, le tableau de bord financier doit être construit avec méthode. Il faut d’abord déterminer les indicateurs que l’on va y retrouver. Un bon tableau de bord doit être lisible pour être utile, donc rien ne sert de le surcharger en données inutiles. Chiffre d’affaires, types de dépenses, résultats… Il faudra ensuite organiser ces informations en fonction de la mission première donnée à ce document (estimer une performance, optimiser ses coûts, ou encore visualiser ses marges, par exemple). 

Quelles sont les ressources financières d'une entreprise ?

L’entreprise bénéficie de ressources financières provenant directement de son activité (le chiffre d’affaires). Mais les rentrées d’argent peuvent également provenir d’autres sources : financement bancaire, aides, subventions, fonds apportés par des actionnaires ou des investisseurs externes, financement participatif, etc.  

Quels sont les modes de financement à long terme ?

Une entreprise a besoin de financer certains besoins sur une durée longue : un fonds de commerce, un équipement destiné à être utilisé plusieurs années, des locaux, etc. Pour y parvenir, elle doit avoir recours à des moyens spécifiques, comme un prêt bancaire à long terme, le crédit-bail, ou encore l’augmentation des fonds propres.

Quel type de financement est le plus utilisé ?

Le prêt bancaire reste le mode de financement le plus utilisé par les entreprises. Cependant, selon l’objectif poursuivi, il ne sera pas forcément le plus adapté. En janvier 2022, le montant des encours de crédit aux entreprises s'élevait ainsi à plus de 1,3 milliards d’euros, selon le Banque de France.