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Comment gérer une flotte de véhicules avec son compte pro ?

Le 10/22/2021 par Pierre Guerry

Le Blog Prismea Conseils pour les pros Comment gérer une flotte de véhicules avec son compte pro ?

Pour une entreprise, gérer une flotte de véhicules professionnels s’apparente souvent à un casse-tête. Entretien, frais, planning… La liste des tâches à surveiller est longue, et si des solutions existent, elles ne couvrent que rarement tous les cas de figure. Le recours au compte professionnel en ligne Prismea, et à ses cartes de paiement paramétrables, peut cependant grandement faciliter les choses.

Véhicules professionnels : de nombreux cas de figure

La notion de véhicule professionnel peut regrouper des réalités très différentes, depuis la voiture de fonction attribuée à un collaborateur par contrat jusqu’à la location ponctuelle, en passant par les véhicules en location longue durée et utilisée par différentes personnes au sein de l’entreprise. 

Pour le dirigeant, l’important est avant tout de bien identifier ses besoins et ceux de ses équipes en la matière. Et ensuite, de choisir la solution la plus adaptée : achat, location, location avec option d’achat… Chacune de ces options présente des avantages spécifiques. Lorsqu’on confie un véhicule à un collaborateur, que ce soit de manière permanente ou de façon plus ponctuelle, dans le cadre d’une mission plus ou moins longue, il faudra sélectionner la plus adaptée. Ainsi, un commercial appelé à passer le plus clair de son temps sur le terrain pourra bénéficier d’une voiture de fonction achetée par son employeur (ou louée avec option d’achat). À contrario, un collaborateur qui ne quitte que rarement les locaux de l’entreprise pourra se contenter d’une location de courte durée si une mission ponctuelle l’amène à se déplacer une ou deux fois dans l’année.

Bien contrôler les frais

L’utilisation d’un véhicule engendre des frais importants pour l’entreprise : carburant, péage, entretien… Il est donc recommandé de mettre en place une solution de paiement adaptée pour ne pas laisser ses collaborateurs gérer en totalité cet aspect (et avancer des frais importants). Si des cartes de paiement existent pour régler péages et plein de carburant, elles présentent toutefois certaines limites, comme l’obligation de se fournir auprès d’une même enseigne de stations services, par exemple. Ce qui n’est pas toujours très pratique.

Avec le compte professionnel en ligne Prismea, vous pouvez créer facilement des cartes de paiement paramétrables et ensuite les confier à vos collaborateurs. Plafonds, autorisations… tout peut être modifié à tout moment. Idéal lorsqu’il s’agit de gérer les frais liés à l’utilisation d’un véhicule d’entreprise. D’autant que l’application mobile Prismea (ou l’accès à notre compte professionnel depuis n’importe quel ordinateur) permet d’avoir une vision claire, et en temps réel, des opérations réalisées.

Gérer de nombreux véhicules

Pour les entreprises qui disposent d’un nombre de véhicules relativement important (au-delà d’une dizaine) il est souvent nécessaire de confier la gestion du parc à une personne référente. Ce ne sera pas forcément sa mission à plein temps, mais ce collaborateur pourra superviser toutes les tâches à accomplir pour assurer le bon fonctionnement des véhicules (comme le suivi des révisions, la gestion d’éventuels sinistres, le renouvellement des véhicules, etc.) Là encore, le compte professionnel en ligne Prismea peut se révéler un outil précieux, grâce aux cartes de paiement paramétrables, mais aussi à toutes ses autres fonctionnalités, comme la possibilité de réaliser des virements différés ou de créer des sous-comptes (avec IBAN dédiés) qui permettront d’isoler un budget spécifique. 

Pour faciliter la gestion du parc, d’autres bonnes pratiques sont également recommandées. Il est ainsi préférable de réduire au maximum le nombre d’interlocuteurs, en se fournissant en véhicules chez une seule enseigne, en ayant recours au même assureur, ou en passant des contrats à l’année pour l’entretien. Lorsqu’un même véhicule est utilisé par plusieurs personnes au sein de l’entreprise, on veillera aussi à mettre en place un processus clair pour la réservation de créneaux horaires ou pour la récupération (et la restitution) des clés, papiers et moyens de paiement.

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