Voir tous les articles

Comment bien gérer ses notes de frais ?

Le 7/8/2021 par Pierre Guerry

Le Blog Prismea Conseils pour les pros Comment bien gérer ses notes de frais ?

La gestion des notes de frais peut rapidement devenir assez fastidieuse, aussi bien pour l’employeur que pour les collaborateurs. Avec un peu d’organisation et des outils adaptés, il est néanmoins possible de simplifier et d'accélérer cette tâche.

Validation des dépenses, collecte des justificatifs, traitement en comptabilité… La gestion des notes de frais fait partie de ces tâches peu exaltantes qui rythment malgré tout le quotidien des entreprises. Pour l’employeur, comme pour les collaborateurs, il s’agit parfois d’une vraie corvée, qu’il est pourtant indispensable de mener avec rigueur. Voici quelques conseils pour y parvenir...

1- Adopter un processus de validation simple

 Mettre en place une procédure rapide et lisible pour la validation et le remboursement des notes de frais est déjà un pas important vers la simplification. Les collaborateurs doivent savoir à l’avance à qui s’adresser pour faire valider leurs notes de frais (on évitera aussi les procédures qui impliquent des validations à la chaîne, par de multiples intervenants).  

2- Mettre en place un barème cohérent

Quel montant maximum pourra être remboursé pour un repas ? Une nuit d’hôtel ? Ces informations doivent être clairement communiquées aux collaborateurs, afin d’éviter toute incompréhension. Les montants fixés à l’avance doivent également prendre en compte certains éléments : un déjeuner d’affaires avec un client pourra ainsi avoir un plafond plus important qu’un repas pris en solo pendant un déplacement.

Pour les frais de déplacements, la question ne se pose généralement pas. On rembourse en fonction du coût du billet pour les transports collectifs, et en fonction d’un barème kilométrique bien défini pour les déplacements en véhicules individuels.

3- Choisir un mode de remboursement

Si la plupart des entreprises procèdent au remboursement des frais réels, certaines pratiquent parfois le remboursement forfaitaire : un même montant est versé chaque mois (selon le barème en vigueur) au collaborateur en compensation de ses frais, peu importe si les frais réels sont plus ou moins élevés. 

Avantage de ce système : si le collaborateur doit continuer à informer son employeur sur la nature des dépenses réalisées, il n’a plus besoin de fournir de justificatifs. Et pour l’employeur, le remboursement forfaitaire apporte davantage de visibilité sur les dépenses.

4- Doter ses collaborateurs de moyens de paiement adaptés

Éviter aux collaborateurs d’avancer trop de frais tout en contrôlant leurs dépenses : voilà l’équation à résoudre pour les employeurs. La solution : doter les salariés amenés à réaliser des dépenses de moyens de paiement adaptés. 

C’est ce que permettent les cartes Prismea. Si elles offrent aux collaborateurs la possibilité de régler leurs frais, elles peuvent aussi être paramétrées très finement par l’employeur. Tout peut se faire depuis l’application.  

“Une fois commandée depuis son mobile, une carte collaborateur arrive sous cinq jours chez le client. Il peut d’ailleurs décider de l’adresse de livraison, pour qu’elle parvienne directement au collaborateur, par exemple. Lors de la commande, c’est le client qui va définir le code pin. Mais il va aussi déterminer un plafond adapté à l’utilisation qui va être faite de la carte. Plafond qui peut être relevé en cas de besoin, à tout moment, depuis l’application. C’est un peu comme un système de carte prépayée, sauf que c’est une vraie Mastercard, avec tous les avantages qui vont avec”, explique Marina Tanzilli, consultante digital et innovation chez Prismea.

Autre avantage des cartes collaborateurs de Prismea : elles peuvent être associées à des sous-comptes, dotés de leur propre IBAN, ce qui va permettre à l’employeur de donner à ses collaborateurs une visibilité sur leurs dépenses, mais uniquement sur des lignes bien précises. 

5- Ne pas attendre pour traiter le flux des notes de frais

Rien de pire que d’attendre la fin de la période de validation des frais pour s’attaquer à la montagne de justificatifs à vérifier… Une bonne gestion des notes de frais implique de traiter ces dernières au fur et à mesure. Cela permet en outre de réagir rapidement en cas de doute ou de problème (perte de justificatif, interrogations sur certaines dépenses…)

Vous avez aimé cet article ? Partagez-le sur vos réseaux sociaux