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Cinq outils numériques pour vous simplifier la vie en entreprise

Le 9/29/2021 par Pierre Guerry

Le Blog Prismea Conseils pour les pros Cinq outils numériques pour vous simplifier la vie en entreprise

Quels sont les meilleurs outils numériques qui peuvent vous amener à être plus efficace tout au long de l'année dans votre environnement professionnel ? Cet article va essayer de dresser une première liste de points à considérer et de services à connaître :

1- Pour faciliter le travail en ligne entre équipes

Coordonner le travail quotidien des membres d’une équipe, ou des équipes entre elles, ce n’est pas toujours simple. Surtout à l’heure de la généralisation du télétravail. Disposer d’un système permettant de visualiser en temps réel les modifications apportées à un document ou un fichier par un collaborateur est indispensable, pour éviter d’innombrables aller-retours entre les services (et autant d’erreurs possibles). Les principaux éditeurs d'applications bureautiques, comme Microsoft et Google, ont inclus de tels dispositifs dans leurs offres, mais des petits nouveaux (Notion, Trello, etc.) innovent aussi en la matière. De quoi mettre en place une organisation qui va simplifier considérablement la gestion de projet. Ou celle des tâches essentielles d'une journée (ou d'une semaine) d'activité.

2- Pour la gestion électronique des documents

Des services pour la signature électronique

Signer des contrats avec des clients distants, parapher des documents sans être physiquement présent, remplir des formulaires sans se déplacer… Aujourd’hui, certaines formalités peuvent s’effectuer complètement en ligne. Y compris celles qui demandent une signature officielle, comme la validation d’un devis ou d’un contrat. D’innombrables services de gestion électronique des documents (GED) sont sur le marché, comme DocuSign, Adobe Sign, Hellosign, Universign… La signature électronique proposée a la même valeur légale qu’une signature manuscrite, à condition de respecter un certain nombre de règles..

Sous quelles conditions la signature électronique est-elle reconnue  ?

À ce jour, pour être reconnue, la signature électronique doit se conformer à certains critères. Le service choisi doit pouvoir permettre de retrouver le signataire, et ce dernier ne doit pas pouvoir être en mesure de contester la signature. Celle-ci doit par ailleurs être infalsifiable, et attachée à un emplacement précis sur le document. Il existe différents standards de signature électronique, qui offrent plus ou moins de garanties. Les entreprises utilisent généralement le niveau 2. Le niveau 1 ne présente pas de garanties suffisantes pour être utilisé sur des contrats ou des documents administratifs. Et le niveau 3 est réservé à des signatures qui demandent un haut niveau de sécurité, comme les actes notariés.

3- Pour protéger ses données

C’est une réalité : la numérisation des échanges entraîne le stockage de beaucoup de données sensibles, que ce soit dans le nuage ou sur les ordinateurs ou smartphones des dirigeants et des collaborateurs. Évidemment, ce n’est pas sans poser quelques problèmes de sécurité. Heureusement, pour protéger ses données, des moyens existent. 

Selon le besoin exprimé, vous pouvez ainsi avoir recours à un coffre-fort numérique pour sécuriser des documents ou des données, mais aussi à un gestionnaire de mots de passe qui vous accordera la possibilité de centraliser toutes vos précieuses informations sans pour autant les exposer à la vue de tous. Il existe aussi des utilitaires qui vous permettront de chiffrer des données à la volée, comme le contenu important d’un disque dur, par exemple.

4- Pour communiquer avec ses collaborateurs

Pour échanger de vive voix ou par écrit avec ses collaborateurs, ce ne sont pas les solutions qui manquent. La difficulté est plutôt de faire un choix parmi toutes les propositions disponibles pour faciliter la circulation des idées… Messageries instantanées, visioconférence, téléphonie sur IP, mail,... Sans compter les canaux proposés par les réseaux sociaux, entre autres choses. Une véritable jungle. Avant de choisir, les entreprises doivent se poser les bonnes questions et ont tout intérêt à vérifier que les plateformes retenues travaillent de concert avec leurs autres outils et avec ceux de leurs clients et principaux partenaires. Objectif de cette démarche : vous aider à gagner du temps et à mieux vous organiser. Il faut aussi s’assurer qu’elles répondent à certains critères en matière de sécurité (pour transmettre des données confidentielles à l’abri des regards de la concurrence, on aura ainsi recours à une messagerie chiffrée de bout en bout).

Enfin, on regardera si le service dispose des fonctionnalités nécessaires, mais aussi d’une ergonomie adaptée. On évitera en effet les applications très complètes sur le papier, mais qui ne font que vous compliquer la vie dans la pratique en raison de leur interface confuse.

5- Pour accéder à un compte pro en ligne flexible et simple d’accès

Garder un œil en permanence sur ses finances est la préoccupation de beaucoup de chefs d’entreprises. Le compte pro en ligne Prismea, grâce à sa fonction d’agrégation de comptes, vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre trésorerie depuis une application mobile ou n’importe quel ordinateur. Il vous permet aussi de créer et de gérer à distance des cartes de paiement paramétrables pour vos collaborateurs ou vos équipes, afin de leur déléguer en toute sécurité la gestion de leurs frais ou d’un budget. Sans oublier un service client toujours là pour vous donner le bon conseil !

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